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  关于验厂考勤工资AB帐的实战大全
关于验厂考勤工资AB帐的实战大全
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作为一个IT人,曾经做过一些验厂管理(人事考勤工资管理)系统的开发项目,在这里结合工厂的实际验厂经历,谈谈用软件技术改善验厂管理的问题,希望大家发表补充和讨论。

审核员来厂前,工厂需要做诸多的准备工作,象文件体系啦、消防安全……在此,我只谈谈工时(考勤)、劳动报酬(工资)、童工(人事管理)数据的准备工作。

目前大多数的工厂考勤、工资数据都是2套帐的,即所谓的A、B帐,一套作为工厂的实际管理,另一套用于客户验厂。

一、考勤系统的选择:

俗话说的好,工欲善其事,必先利其器!正确地选择好一套考勤系统,对于验厂顺利的通过和管理,有很大的影响。我们先了解一下各阶段时期的考勤系统。

1、打卡机:

纸卡,插入式考勤,缺点是成本高、效率低、考勤数据不能修改、管理复杂。目前使用多的为小企业,逐渐被淘汰;

2、电子考勤:

电子考勤系统由于采用的技术方式不同,有下列的一些种类,不同的技术手段,针对于不同的应用行业及工厂特征。

  • 条码考勤系统;较早时期的技术,目前逐渐被淘汰;   
  • 插入式IC卡;较早时期的技术,目前逐渐被淘汰;   
  • 指纹考勤系统;

    能够有效防止人员代打卡,精密度比较高,但是在效率方面一般,另外考勤时人员手指的清洁度、手指脱皮等问题受影响。适合于管理办公室,不适合工厂员工管理。   

  • 非接触(射频)IC、ID卡考勤系统:

    非接触(射频)IC、ID卡考勤系统是目前最为常用的电子考勤系统,其特点是刷卡速度快,结合专业的考勤软件,能够批量获得考勤数据和报表,有的软件支持考勤数据的修改,能制作出A、B等多个帐套。

    该系统通常有考勤机(刷卡机)、IC/ID卡片、考勤管理软件组成,考勤机(刷卡机)、IC/ID卡片市场上比比皆是,产品通用型很强,最为核心/价值的是考勤软件,不同的软件具有不同的功能,工厂在选择考勤系统时,软件功能的确认是确定考勤系统是否好用的关键。其中IC卡能存储数据,且能实现员工一卡通管理(吃饭、考勤、门禁、借书等管理功能),ID卡通常只能作为考勤刷卡功能,但成本要低于IC卡。   

另外在选择考勤系统时,要注意保护现有的考勤系统投资,有些考勤机设备和IC/ID卡是可以再利用的。本文上面也提及到考勤系统是由考勤机、IC/ID卡、考勤软件组成,其中多数情况下,考勤机、IC/ID卡是可以再利用的(与其他考勤/验厂软件做接口)。

我所服务的一个北京客户,投资了10多万购买了一套杭州某企业的“一卡通”系统,包含考勤机、非接触IC卡、考勤软件,能够实现门禁、考勤、餐饮等管理,运行状况良好。但是由于是通用的考勤系统,考勤软件部分不支持工资管理和“验厂考勤”管理。我们在给其解决方案时,注意了保护该工厂的前期投资,即在原来购买的考勤系统基础上,保留了考勤机及IC卡,只更新了考勤软件。通常来讲,硬件的厂家都会提供接口与软件开发对接,即开放“动态链接库”。

关于考勤系统价格,考勤机、IC/ID卡的价格都是有据可依的,各地的价格也比较透明,这里谈谈考勤软件的价格考察方法。一般来讲,做通用考勤系统的厂商,多数属于生产或贸易企业,他们的强项是批量生产或分销,在增殖服务(软件开发)方面的能力一般,他们会OEM或自主开发一套通用的考勤软件并批量的卖,所以价格是很低的,甚至是免费赠送。但是该软件的功能有限,大众化,如果工厂不考虑验厂管理及其他个性化的需求,此方案无疑是最佳选择。

如果工厂希望在考勤软件管理方面实现验厂管理及其他个性化需求,则需要在原有考勤软件上做“二次开发”或重新购置一套软件。有的考勤系统厂商可以提供增殖开发服务,那么就可以在原有的考勤系统上做“二次开发”。这里有一点说明,由于软件设计架构的问题,并不是所有的功能都可以在原有系统上通过“二次开发”实现,此时你需要选择一家专业软件开发公司。专业软件公司会结合你的需求及他们的自身产品帮助你实现功能,以及做接口连接相关的硬件设备(考勤机、IC/ID卡)。

软件开发的收费标准:软件的报价分为两种报价模式,即软件产品销售报价和软件开发服务报价(定制开发),软件产品的报价可以对照功能,选择不同的厂家进行对比的。软件开发服务(定制开发)的价格对于一般的工厂是难以辨别其报价的高低。但是万变不离其宗,软件开发服务的报价是依照工时来定价的,结合当地的软件开发人员的薪资水平,可以算计出来,以北京为例,一般的软件开发人员工资为4000元/月左右,那么软件公司的一个开发技术人员月工时(22天)价格可能为4000*5~10,即2万到4万之间。

二、工厂考勤管理:

第一部分:A帐:工厂真实的考勤数据。

用途:用于工厂的日常考勤管理及工资核算。

重要数据:日/月考勤报表、请假等异常出勤记录、工时统计、加班统计、全勤奖管理等等。

获得方法:

  1. 打卡机纸卡直接插入打;再手工制作各类报表;

    该该系统管理其利弊我就不在此赘述了。   

  2. 通过考勤软件从考勤机下载和导入;

    特点:记录真实的考勤数据,存在早到、迟到、漏打卡、旷工、加班等问题,如果拿该数据作为验厂数据,则需要大量的人工修改和确认工作,心力憔悴。   

特别说明:

一套适用的考勤系统+完善的考勤管理制度,对于公司日常管理的影响是很大的。两者缺一不可。适用的考勤系统仅仅是个工具(利器),需要一套严格考勤管理制度规章督促、保障员工每日上下班打卡。这一点,南方(广东,特别是一些台资、日资企业)的工厂管理的非常好,能够确保每天4次、6次考勤记录的完整性,即使有漏打卡及异常考勤的,通过考勤系统“异常”管理功能补上即可。

如果员工每日能老老实实的刷卡,并确保数据完全能被采集,对于验厂数据的修改和管理,其意义也是很大的。

我有个客户在山东,他们有一套非接触考勤系统,但是不能有效执行上下班刷卡,其考勤数据就不能很完善。呵呵,管理人员抱怨,“员工他们都不愿意刷”(散漫惯了,再者有时需要排队的)。

第二部分:B帐:假数据,用来验厂的。

用途:专门用于客户验厂

获得方法:

  1. EXCEL或其他方式制作。   
  2. 在A帐的基础上按照验厂要求人工修改、确认。   
  3. 根据验厂要求,利用软件批量产生。

    特点:由于使用的软件功能良莠不齐,制作数据的效率及质量也是参次不齐。另外由于软件供应商对COC、ICTI、SA8000等理解的深度,对审核员验厂的测试及支持不能有效把握与控制,从而在考勤、工资方面无法保证验厂的可靠性。   

第三部分:验厂实战

经历过验厂的朋友们,以下几种情况可能会比较突出:

  1. 审核员现场刷卡测试。

    解决方案:有些考勤系统是支持刷卡数据实时传输的,有些系统本身就不支持数据实时传输。我所了解的不支持实时传输数据的系统,通常都是设定系统在晚上12点或其他时间,通过考勤机向考勤软件批量传输刷卡数据。所以,在了解这些以上情形后,你就可以从容解答审核员的问题。(1)本系统不能支持刷卡数据实时传输。(2)如果非的要实现实时获得刷卡数据,那么之前一定明确要求相关的服务商做好功能的开发工作,并反复做现场模拟测试。

    说明:我曾经在现场作为工厂人员参与审厂工作,我发现有些审核员在电脑方面也仅仅是“略懂皮毛”,你口气肯定一点,再对考勤系统知识多了解一点,审核员是“玩”不过你的。   

  2. 一个2000多人的工厂,竟然没有一个人请假或迟到、早退等异常出勤记录?

    解决方案:从理论上,这种现象有1%发生的几率,多数情况下,异常出勤是常有的。有些考勤系统是可以实现批量自动生成考勤数据了,但是不支持异常出勤的修改。这样,麻烦就大了。所以,在软件开发时,注意该问题。在制作数据时,更要注意该现象。   

  3. 打开考勤系统时,出现“生成数据”、“批量生成”、“修改数据”……等等软件按纽。

    解决方案:呵呵,如果你的系统有这样的小问题话,那可谓是“不打自招”了。解决方法:把这些字眼用别的名词来代替。并且在验厂当天通过密码切换把这些功能完全掩藏。   

  4. 整个验厂工作的管理系统性,以及其中的逻辑。

    一些现象:和审核员朋友聊天获悉,多数没有通过的工厂,是缺乏整个COC管理系统性,有自相矛盾的地方,相互不能衔接,没有条理。比如在文件上、管理体系上、一些数据的相互关联上等等。比如,考勤显示,仓库周日不加班,但是在仓库检查一些工作单时,却发现有出入库及领料单记录。

    解决方案:时间允许的情况下,结合COC、ICTI、SA8000等规则反复梳理,在工厂内部不同角度进行预演和复查。针对上述的工作单问题,合理的方案是将平常(周一~周五或周六)、周日的工作单分开管理。   

  5. 打开考勤系统后,手忙脚乱,解说起来没有条理。

    其实,审核员查看考勤软件,实质上相当于你要给其介绍一下考勤软件,你可以想想当初卖该软件的业务员是怎么给你介绍的。解决方案:你自己要搞清楚该软件的工作原理(业务流程)及功能。通常来讲,发卡—>刷卡—>考勤软件收集数据—>考勤信息查询—>考勤报表获得……是考勤系统基本流程。   

  6. 审核员进厂,一些没有经验的朋友,可能会感觉“狼来了”。

    有些做人过于诚实的朋友,不太习惯验厂的工作方式。在验厂作假方面,我不认为是个不光彩的事。这件事本身就众说纷纭。我想说的一个观点,我认为很重要,不要心虚!“沉着冷静”、“胸有成竹”是一个成熟COC管理人员的必须具备素质。

    大凡没有通过验厂的工厂基本上都是有“严重硬伤”,如果审核员象侦探那般较起真来,我敢说没有几个工厂是可以通过的。我有个H&M的审核员朋友告诉我:(1)干掉一家工厂,对H&M来讲也是一种损失。(2)在公众面前,我们在形式上必须保持一致。

    解决方案:对于工厂难以履行的社会责任问题,本人以为是中国现今的“国情”,国家和企业尚未具有必须施行必须履行的能力。这一点大家都心知肚明,但是为什么要验厂呢?大公司或品牌上要的是形象和面子。我们不一定依照验厂标准真干,但是起码形式上要象样,虽然你觉得是个“游戏”,但是,我建议您必须认真地玩好这个游戏。我有不少WAL-MART的客户曾经走过弯路。   

三、工资管理

第一部分:A帐:真实的工厂工资核算管理

用途:用于工厂的工资核算和工资管理

获得方法:(1)由会计人员根据真实考勤记录和薪资制度人工核算;

(2)利用专业人事薪资软件进行核算、管理;

特点:工厂真实的工资核算与管理,随着管理精细化的推进,有不少企业实施ERP或专业人力资源管理软件(人事、考勤、工资一体)代替手工管理。

特别说明:服装以及玩具工厂多是计件工资的管理制度,由于工序繁多,且不同的工序的工价不同,所以造成每日的计件工资数据量统计工作显得非常严峻。这一点,在生产线上的班组长及文员非常理解其中的苦衷。有条件的工厂,我推荐使用一种条码计件工资管理解决方案,可以非常轻松地解决这个问题。

第二部分:B帐:假的工资数据,应对验厂

用途:专门用于客户验厂

获得方法:通常情况下,工厂设置文员或会计人员专门制作假的工资数据,或手工或利用工资管理系统。在制作数据时,参照考勤B帐出勤、加班、当地工资标准法规等情况。

特点:(1)与考勤数据B帐有逻辑关系,工时的统计与核算必须要与考勤数据B帐保持一致;

(2)如同考勤数据B帐一样,工作量浩大;

对于工资的审查,以下几点是关键:

(1)标准。

人员及软件系统必须要清楚当地最低工资标准,以及工资的计算公式。

(2)工资的核算逻辑

工资的核算必须要和人事、当月出勤记录保持逻辑上的衔接,如:工时、各种加班、异常出勤(是否有全勤奖)等等问题。

(3)关于计件工资和计时工资的问题。

有不少服装加工工厂,他们在管理上通过计件,系统上采用计时。此过程在系统上需要一个计件与计时的换算工作。

(4)最低工时补给。

(5)员工访谈。事先工资条打印。

第三部分:理想的解决方案:

各位如果希望通过软件来改善验厂管理工作,在选择服务商或产品时,请注意下列问题,可以作为参考建议:

关于软件/咨询服务企业:首先是验证服务商是否有验厂(COC、ICTI、SA8000等等)行业的背景,或者是对验厂管理的理解深度,象很多做通用考勤机或考勤软件的企业着实很多,但是大多数没有验厂相关的经验,所以不一定适合你。其次,服务商的软件开发能力及实际售后服务政策;软件的应用效果与软件服务商的支持与服务是密不可分的。

关于软件:人事、考勤、工资一体化的解决方案,即可以独立使用,也可以联合协同应用。

1、 人事管理部分:要求能够对员工的档案以及劳动合同进行全面的管理。并实现查询、打印、报表的功能;

2、 考勤管理部分:一套软件2个(甚至更多)帐套,要求即能实现A帐真实的管理,又要求在功能上能够对付审核员验厂流程、验厂手段,再者就是注意软件的易用性、保密性、制作数据的可靠性;

3、 工资管理部分:要求能够支持计件工资、计时工资的算法;工资的核算必须与人事、考勤的数据保持一致。

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